如今，许多企业逐渐认识到企业人力资源管理的重要性，开始应用人事管理系统来解决企业人力资源管理问题。同样，Excel作为电子表数据记录的最佳工具，也被许多小企业用于企业人事管理，也可以满足员工信息记录、绩效数据、工资管理等通常的需求。但在企业实际人力资源管理过程中，绝大多数企业选择使用人事管理系统而不使用Excel软件进行人事管理，除了人事管理系统远远超过Excel外，还满足企业人力资源的功能和便利性。

　　那为什么EXCEL不能取代专业的人力资源管理体系呢？我们分析了Excel电子表格与人事管理系统的本质区别和一些优缺点。一、数据存储和安全

　　1.人力资源系统比Excel更适合数据存储，便于企业内部的长期数据管理，从而根据后期的历史数据分析企业内部情况，为领导决策提供有力依据。

　　2.人力资源系统的安全性远高于电子表格。人事管理系统具有专业的数据管理和备份机制，可有效防止Excel易受病毒攻击，损坏Excel文件，或操作人员误操作造成数据丢失。

　　3.人力资源系统也可以通过权限管理来控制数据，这样只有相应的人才能看到相应的信息，太多的企业秘密不会暴露给太多的人。然而，人事管理系统并不仅仅依靠密码来保护我们的数据安全，而是记录每个操作系统的人的信息，并保存相关操作，以便在发现异常情况后恢复工作。二、数据信息集成方便获取

　　就具体应用而言，用Excel分析小批量数据非常困难。实际上，内置功能几乎可以满足90%以上的数据分析需求。此外，其数据报告功能灵活，足够简单。即使从数据的角度来看，也很容易为中学生总结一份小报告。这是电子表格的最大优势。

　　但是，如果Excel用于企业的长期数据存储和海量数据分析，会给企业带来灾难性的后果，因为Excel只能作为桌面数据库使用，任何查询都会导致所有数据的重新计算，这不仅会使计算机疲劳，还会占用大量的CPU，给内存带来沉重的负担。

　　此外，员工的个人信息涉及学历、出生日期、工资、考勤数据、五险一金信息、合同签订信息等多个方面。它可以存储在多个文档中，也可以是excel、word，甚至只出现在员工注册的纸质表格上。一般来说，定期组织人事信息并不容易，更不用说更新了，因为它太多了。这样，就不能保证人员信息的准确性。想象一下，如果领导者需要一份人事报告，报告中的数据涉及多个文件，这是一项复杂而密集的劳动工作。如果企业使用人事管理系统，人事报告的生成或导出需要几分钟，甚至是关键。因此，人事管理系统是一个智能化、集成化的信息源。企业越重视人力资源管理，就越能认识到人事管理系统作为信息来源的优势，这对企业的人力决策有很大的帮助。它可以将企业的发展带到一个新的水平。三、数据处理量和数据存储容量

　　1.我们使用的电子表格可以很好地处理一些数据量很小的文件，但当数据量达到1万时，电子表格的处理速度和效率会慢慢感到非常困难，这也是对计算机性能的一个很大的考验。若在Excel中使用大量的公式和宏，速度和稳定性将大大降低；

　　2.对于一些长期使用电子表格的企业来说，由于数据长期存储在不同的电子表格文件中，往往需要使用表格关联等功能来获取所需的统计数据，这也是对计算机性能和操作人员技术水平的测试；

　　3.我们只能将这些数据存储在不同的文件中，因为单个Excel不能存储太多的数据，否则很容易导致文件崩溃或打开速度慢。然而，如果我们很久以前突然想查询，当我们想再次搜索文件时，我们将不可避免地花费大量的时间，并存在严重的安全风险，这将影响企业的工作和收入。然而，如果我们很久以前突然想查询，当我们想再次搜索此文件时，我们不可避免地会花费大量时间，并且存在严重的安全隐患，这将影响企业的工作和收入。

　　4.使用人事管理系统后，可处理的数据量将大大提高。人事管理系统可以存储更多的数据，只要有足够的硬盘空间；在处理这些大量数据时，不需要等待很长时间。像傻瓜一样的操作界面会让你更容易处理数据，并随意获取你想要的数据信息。人事管理系统将给我们的工作带来质的变化。四、方便访问查询的信息库

　　如果不使用人事管理系统，所有人事数据的提取都取决于人力，而人力通常掌握在企业的员工手中。如果领导想查阅某个数据，他需要找到一个负责数据统计的员工。然后，主管员工会在电脑上搜索各种数据，最后汇总成报告，然后发送给领导。在这个耗时的过程中，最重要的不是数据不及时。最致命的是，在与考勤数据、工资数据等人为因素混合后，人工获取的数据可能会被修改。对于领导者来说，这可能是为员工花更多钱的问题。但是，如果越来越多的员工知道这种黑箱操作，员工会对企业产生什么样的负面看法呢？有没有人愿意在一个不能保证公平的企业里呆很长时间？未经修改，人事管理系统提供的数据是第一手的。修改后，管理员可以通过操作日志找到它。因此，人事管理系统可以保证人事数据的全面性、准确性和未过滤性，这是企业主和员工可以完全信任的数据。五、人事管理系统功能强大，提供更个性化的操作

　　1.通过以上理解，Excel确实有很好的表现，可以帮助我们提高工作效率。然而，当企业面临大量的内部数据处理、历史数据查询、历史数据比较等问题时，Excel的功能将受到严重限制，既不能很好地满足我们的需求，也不能保证我们的数据安全，这将是企业长期管理的主要隐患。

　　2.我们的人事管理系统不仅解决了Excel的问题，而且通过长期应用于许多客户，不断完善我们的人事管理系统。现在我们可以与Excel完美结合，充分利用Excel的优势，结合两者的优势，提高工作效率，确保数据的安全性和完整性；

　　3.在人事管理系统中，我们还提供历史数据分析功能，比较企业过去留下的历史数据，了解企业的经营情况，实时控制企业的内部情况，为企业管理层的决策层提供良好的依据。

　　4.根据我们实施的这些企业案例，人事管理系统是为人力资源涉及的各个方面开发的软件，Excel是一个通用的小软件。

　　4.根据我们实施的这些企业案例，人事管理系统是为人力资源涉及的各个方面开发的软件，Excel是一种通用的小型软件。然而，在人力资源管理方面，我们需要更个性化的设置，因此人事管理系统将是我们人力资源管理的最佳选择。六、有利于企业选拔人才

　　当只有excel管理人力资源信息时，如果领导者想根据员工的技能或优势选择人才，那么领导者必须将员工的人事档案翻一番，只能记住一个人有什么优势来满足他们的选择需求，这是不客观和全面的。人事管理系统可以对员工的数据进行分类和搜索。例如，如果领导者想在企业中找到一个优秀的英语口语人才，他可以通过在人事管理系统的人事信息数据库中搜索条件来快速定位所需的人才。如果有更多的匹配人员，他可以继续根据设定的条件进行筛选，直到选择最合适的人才。

　　使用专业的人事管理系统不仅可以提高员工的工作效率，而且企业决策者必须看到，实施人事管理软件后，整合、准确、全面的信息不仅可以使企业主对企业人力资源有准确、全面的了解，而且可以成为企业领导人力决策最有价值的参考，这是excel不能为企业做的！