每一位人力资源经理和公司领导都希望从HRMS系统中获得最大的利益。但是，怎样才能做到呢？最关键的驱动因素是什么？

　　哪个公司领导或HR经理不希望他们的HRMS系统产生最大的效果？但在人力资源信息系统包罗万象的功能中，组织的目标价值最大的是什么？HRMS系统可以支持工资福利、工作评估、考勤管理、职业规划、人才库管理等。每个应用模块都可以产生不同的好处，但它们在如何实现组织目标方面的作用却大不相同。例如，养老金管理系统节省了复杂计算和存储记录的时间，因此其作用是降低当前的运营成本；然而，养老金系统无法识别员工的培训和发展需求，因此无法培养和发展员工的能力，而后者对企业的长期发展至关重要。

　　在HRMS领域多年的顾问经验中，我们发现在决定HRMS系统能给企业带来多大价值的诸多因素中，最关键的主导因素有三个:

　　HRMS的应用范围

　　HRMS的内容(包括或支持的功能)

　　HRMS用户

　　如何控制上述因素，使其发挥最大作用？以下是一些建议：

　　当您计划或升级HRMS时，确定HRMS的应用范围可以给您更大的好处。以下是一些建议：

　　当您计划或升级HRMS时，确定HRMS的应用范围可以给您更大的好处。该范围包括系统覆盖的地理区域、支持的人力资源功能和包含的数据信息。设定范围并不意味着范围内的一切都必须自动化，它只会让你考虑自动化应该覆盖的表面和潜在的好处。

　　如果范围太窄，你可能会错过一些好机会。例如，如果你在做任何分析之前决定将兼职人员排除在工资系统之外，HRMS很可能无法分析准确的员工生产力，但经理会认为这些报告非常有用。范围太窄也可能导致范围太窄“自动化孤岛”，重复手动操作从增加范围以外。例如，如果没有工资制度，“工作时数”必须统计两次：一次是排班，另一次是计算工资。如果范围狭窄，未来数据共享中复杂的接口工作也可能是由于采用不必要的单个系统造成的。

　　一个常见的错误是你可能忽略了地理距离和“不紧急”人力资源功能，因此失去了良好的机会。例如，如果你在使用HRMS时忽略了健康、安全或员工关系，你就无法预测员工事故、投诉和抱怨的趋势。

　　最终，请务必了解HRMS包括人工操作和自动化技术。不要认为HRMS的范围应该与任何软件/硬件一致。有时，简单地修改人工操作过程可以产生更多的净效益。产生最高效益的人力资源系统往往能够在人工和自动化之间取得最明智的平衡。

　　它看起来很容易，但大多数人力资源系统只支持常规操作，如工资福利管理和健康安全处理。即使这些需求是实用的和可行的HRMS功能，它们也不会给公司带来巨大的好处，提供竞争优势或支持企业战略规划。以下是如何识别哪些HR功能最有价值的建议：

　　这意味着根据公司现有和未来可能的规模发展，定义一些功能，帮助您获取资源，利用员工资源实现组织目标。这些功能包括人力资源规划、个人绩效管理、招聘、种子规划(主要岗位)、工资设计和环境监督调查。由于这些功能所包含的业务流程和数据本身需要优化和澄清，因此往往难以设计或实施。然而，这种功能的有效实现往往会产生最大的投资和效益比。

　　在选择人力资源功能时，应考虑战略层、规划层和操作层的应用。例如，工资支付基本上属于操作层模块，但它生成的一些数据可以用来制作“劳动力分布”等规划层分析。相对而言，战略功能可以预测人力资源需求或识别工作环境和员工需求。战略自动化可能不切实际，但把它作为整个人力资源系统的一部分是非常重要的。通常，满足战略功能所需的数据往往与规划层和操作层的数据重叠，从而有效地利用数据。简而言之，必须考虑每个可能的应用水平——而不仅仅是日常操作。

　　最后，在进行详细的需求分析之前，确认您决定使用的功能与您的企业目标和战略规划一致。例如，如果贵公司的竞争力在于高质量的客户服务，为了保持高效的服务，你需要一个人力资源功能来预测服务职位的产值，并在这些职位出现空缺之前开始提前招聘和培训。良好的人才库和员工发展规划体系对这一战略也非常重要。相对而言，工作评估系统对这样的策略没有那么有意义。

　　人力资源管理着整个企业的人员配置，因此将所有人员视为HRMS的潜在用户是非常有意义的。显然，HR用户需要使用HRMS，但企业管理者呢？如果领导能够直接使用人力资源数据，他们可以自己查询，从而减少人力资源部门的工作量，提供更快的服务。不是每个领导都使用系统，但不要仅限于HR用户。

　　同样，只要他们是管理者，他们就是潜在的HRMS用户。直线经理经常管理绩效管理、工作分配和加班数据。请将HRMS作为管理员工的工具，而不是简单的HR部门内部系统，主管将与您沟通他们的需求。

　　别忘了员工。员工自助将允许员工升级和维护自己的电话号码，查询自己的福利、假期申请和职位空缺。这样提高了效率，改善了服务，也为员工提供了维护自己HR数据的权利。

　　最后，请考虑将外部合作伙伴视为潜在用户。如果工资外包服务提供商(如保险公司)能使用你的部分HRMS，能提高服务效率吗？要使HRMS系统产生最大的价值，必须考虑HR部门内外的所有潜在用户。

　　这些都是一些基本常识。真正困难的是范围、功能和用户之间的相互独立性。当您忽略某个功能时，您将改变HRMS的整个范围，用户将重新配置它。战略和资源服务对于如何选择最优化的方案作为企业的目标至关重要。

　　你的HRMS做什么？这决定了它的好处、成本和价值。如果您确定了HRMS的范围，选择了战略功能，为您所有的潜在客户提供服务，您将从HRMS系统中获得最大的效益，这意味着组织将获得最大的人力资源投资回报，从而提高企业的竞争力，那么在HRMS系统上花费的所有时间和精力都将是值得的！

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