在正式投标前，企业需要筛选潜在的人事系统供应商，以确保邀请尽可能满足企业需求的供应商参与投标。一般人事部或IT部可以通过网络收集信息，也可以咨询实施人事系统的其他同行。为避免过度招标和恶性价格战造成的项目风险，企业一般应将邀请的供应商控制在3－5家。

　　项目经理在确定邀请的供应商名单和联系方式后，可以向供应商发出招标邀请。供应商正式响应招标邀请函后，项目经理应组织项目组成员与供应商沟通，发布项目需求说明书，并对方案提交时间、开标时间、评标方法等提出明确要求，确保供应商能够提供最适合企业实际需求的解决方案。

　　系统演示的目的是让项目组成员直观地了解供应商提供的系统，并初步评估其适用性。在演示过程中，项目组成员可以直接与供应商代表就不清楚的问题进行沟通，但现阶段一般不需要过多关注每一个功能细节。同时，在演示和沟通过程中，项目组还可以初步了解和评估供应商团队的质量和经验。

　　在正式开标前，企业需要制定参选供应商项目方案建议书的评分表。本表根据前期项目需求说明书中的关键需求设置评价指标，并根据各指标的重要性分配不同的权重。在这一阶段，企业应重点评估系统架构、功能适用性和可扩展性，而不是盲目强调价格。有些企业认为价格越低越好，项目价格越低，在这种情况下，供应商考虑自身成本因素，往往派遣实施经验不足、实施顾问水平低，实施、服务质量也大大降低，最终给项目带来巨大风险。

　　项目经理应组织项目成员仔细评估项目计划建议，并在评估过程中与供应商保持密切沟通，并及时联系供应商了解不清楚的问题。项目组评估完成后，应讨论确定下一轮供应商，并安排方案展示和典型客户访问时间表。同时，无论供应商是否具备下一轮投标资格，项目组都应正式通知供应商，并感谢参加投标但未入选的供应商。

　　倾听供应商典型用户的愿望是非常重要的。他们将为企业项目的实施提供重要的参考意见，也可以了解供应商过去实施的项目。在参观典型用户之前，项目组应提前准备好需要了解的问题清单，以确保参观的有效性。准备的问题包括典型用户人事系统的应用背景、系统功能、实施阶段、系统应用、系统对需求变化的适应性、服务质量以及对供应商的综合评价。典型用户的意见很重要，但项目组也应客观地评估这些意见，以确保评估过程尽可能公平。一些企业也希望参观供应商，进一步评估供应商的综合实力，并进一步沟通一些不清楚的问题。

　　一般来说，项目组会通过一系列的选择工作来调整原有的项目需求，有的甚至与原来的需求有很大的不同，这就要求供应商有针对性地调整解决方案。最后，价格谈判作为选择供应商的重要环节，也是现阶段的重点工作。对于价格，企业应根据自己的预算，并参照早期项目需求的变化，设定合理的价格范围。只要报价在此范围内，就应视为合理报价。在这个阶段，项目组最容易进入的误解是进入低价陷阱。首先，项目组本身以低价作为选择供应商的主要指标，导致供应商相互讨价还价，进入恶性价格竞争的怪圈。你知道，大多数供应商会采取降低实施和服务质量的方法来处理过低的价格，一些遵守市场规则的供应商甚至会直接选择退出价格战。所以，过度降价必然会带来项目风险，这是项目团队需要重点权衡的地方。

　　完成上述工作后，我们相信项目组成员对所选供应商都有明确的评估结果。项目经理应趁热打铁，及时组织会议讨论确定供应商，一般到了这个阶段，结果已经很清楚了。项目经理在内部确定供应商后，应及时通知供应商，并就系统在线时间、产品功能模块、项目价格、付款条件和违约责任进行沟通。项目经理应重点控制签订合同，因为这是明确双方权责和合作的最重要依据。

　　最终，项目经理还应向未能最终中标的供应商解释失败的原因，并对他们在前期所做的大量工作表示感谢。以上是人事系统选型的一些关键步骤，但并非每个企业都应该完全遵循这一步，在实际选型过程中可以灵活运用。特别注意，选择一个好的、合适的供应商只是项目成功的保证。后续应始终与供应商沟通，与实施过程对接，确保项目顺利完成

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